Yes! You can use AI to fill out Certificado de Reventa y Certificado de Exención para el Impuesto sobre Ventas y Uso de Texas (Form 01-339-S)
El Formulario 01-339-S es un certificado oficial de Texas que permite a un comprador reclamar una compra no imponible ante un vendedor, ya sea porque los artículos se comprarán para reventa (certificado de reventa) o porque aplica una exención del impuesto sobre ventas y uso (certificado de exención). Incluye datos de identificación del comprador, del vendedor y la descripción de los artículos, y funciona como respaldo para que el vendedor no cobre el impuesto. Es importante porque el uso indebido puede generar responsabilidad por impuestos adeudados y sanciones penales, y el documento debe conservarse como evidencia de cumplimiento. El certificado se proporciona al suministrador y no se envía a la Contraloría de Cuentas Públicas de Texas.
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Form specifications
| Form name: | Certificado de Reventa y Certificado de Exención para el Impuesto sobre Ventas y Uso de Texas (Form 01-339-S) |
| Number of pages: | 2 |
| Filled form examples: | Form 01-339-S Examples |
| Language: | English |
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- 1 Selecciona qué sección completar: Certificado de Reventa (para compras destinadas a reventa/renta/arrendamiento) o Certificado de Exención (para una exención específica).
- 2 Ingresa la información del comprador: nombre/razón social (y firma o agencia), teléfono y domicilio completo (calle, ciudad, estado y código postal).
- 3 Si es Certificado de Reventa, captura el número de permiso de impuesto sobre ventas y uso de Texas (11 dígitos) o, si aplica, el registro de minorista de otro estado o RFC (y la solicitud de registro mexicano si corresponde).
- 4 Completa la información del vendedor (nombre y domicilio, incluyendo ciudad/estado/código postal).
- 5 Describe el giro comercial del comprador (en reventa) y detalla los artículos a comprar (o referencia la orden/factura adjunta).
- 6 Si es Certificado de Exención, indica claramente la razón de la exención (según el apartado correspondiente) y confirma que no aplica para compra/renta de vehículos de motor.
- 7 Revisa las declaraciones legales, firma, agrega título/cargo y fecha; entrega el certificado al vendedor y guarda una copia para tus registros (no enviarlo a la Contraloría).
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Frequently Asked Questions About Form 01-339-S
Sirve para que un comprador indique al vendedor que está comprando artículos imponibles para revenderlos, rentarlos o arrendarlos, y por eso la compra puede ser no imponible en ese momento. El certificado se entrega al proveedor/vendedor, no a la Contraloría.
Debe llenarlo el comprador que adquiere artículos imponibles con la intención de revenderlos, rentarlos o arrendarlos. Normalmente lo usa un negocio con permiso de impuesto sobre ventas y uso de Texas u otro registro válido.
El Certificado de Reventa es específicamente para compras destinadas a reventa/renta/arrendamiento. El Certificado de Exención es para compras exentas por una razón específica (indicada en el formulario), pero no es para reventa.
Se debe proporcionar al suministrador/proveedor (el vendedor). No se debe enviar el certificado llenado a la Contraloría de Cuentas Públicas de Texas.
Debe incluir el nombre del comprador (o agencia) tal como aparece en el permiso, dirección completa, teléfono y el número de permiso de impuesto sobre ventas y uso de Texas de 11 dígitos. Si no es de Texas, se usa el registro de minorista de otro estado o el RFC (para minoristas basados en México).
Además de proporcionar el RFC, el formulario indica que los minoristas basados en México también deben entregar al vendedor una solicitud de registro mexicano. Esto ayuda al vendedor a documentar la venta para reventa conforme a lo indicado.
Puede describirlos directamente en el espacio de “Descripción de los artículos” o referirse a una orden o factura adjunta. La descripción debe ser lo suficientemente clara para identificar qué se está comprando.
Ahí se explica el giro del negocio del comprador o los tipos de artículos que normalmente vende. Esto respalda que los artículos comprados encajan con una compra para reventa.
No. El formulario advierte que emitir un certificado para artículos que se compran para uso (y no para reventa/renta/arrendamiento) puede ser un delito penal.
El certificado indica que si se usan para algo distinto a retención, demostración o exhibición mientras están en venta/renta/arrendamiento, el comprador debe pagar el impuesto sobre ventas en el momento del uso. El impuesto se calcula con base en el precio de compra o el valor justo de mercado por el periodo usado.
No. El formulario dice explícitamente: “ESTE CERTIFICADO NO REQUIERE UN NÚMERO PARA SER VÁLIDO” y aclara que no existen “números exentos” o “exentos de impuestos”.
No. La nota del formulario indica que este certificado no puede emitirse para la compra o renta de un vehículo de motor.
Debe indicar la razón específica por la que la compra está exenta (por ejemplo, el uso exento aplicable según la ley). La razón debe coincidir con el uso real de los artículos descritos en el certificado.
Debe firmar el comprador (o representante autorizado) e incluir su título y la fecha. Sin firma y fecha, el vendedor puede rechazar el certificado.
Sí. El formulario advierte que emitir un certificado para evadir impuestos cuando se sabe que los artículos no califican puede ser un delito penal, con gravedad que puede variar de un delito menor clase C a un delito mayor de segundo grado, según el impuesto evadido.
Compliance 01-339-S
Validation Checks by Instafill.ai
1
Validates that exactly one certificate type is selected (Resale vs. Exemption)
Checks that the submission clearly indicates whether the buyer is issuing a Resale Certificate (Certificado de Reventa) or an Exemption Certificate (Certificado de Exención), and not both. This is important because the required fields and legal assertions differ between the two sections. If both (or neither) are selected/filled, the system should reject the submission and prompt the user to choose one certificate type and complete only the applicable section.
2
Ensures Buyer Name/Entity is present and is a legal name (not blank or placeholder)
Validates that the buyer’s name (or agency/entity name) is provided and is not a placeholder value (e.g., 'N/A', '---', or only whitespace). This matters because the certificate is a legal document and must identify the purchaser responsible for the tax claim. If missing or invalid, the submission should fail and require a complete legal name.
3
Validates Buyer Phone Number format (area code + number)
Checks that the phone number includes a valid area code and subscriber number, allowing common formats (e.g., 10 digits, (###) ###-####, ###-###-####) and optionally extensions. A valid phone number is important for vendor follow-up and audit support. If the phone number is missing or malformed, the system should flag the field and require correction before acceptance.
4
Validates Buyer Address completeness (street/PO box/route, city, state, ZIP)
Ensures the buyer address includes a street address/PO box/route, city, state, and ZIP/postal code. Address completeness is critical for identifying the buyer’s jurisdiction and for recordkeeping requirements. If any component is missing, the submission should be rejected with a clear message indicating which address elements are required.
5
Validates State field as a recognized US state/territory or Mexico (as applicable)
Checks that the state value is a valid US state/territory abbreviation/name when a US address is provided, or that Mexico is handled appropriately when the form indicates a Mexico-based retailer. This prevents inconsistent geographic data that can invalidate the certificate’s stated resale geography. If the state is unrecognized or conflicts with the country context, the system should require correction.
6
Validates ZIP/Postal Code format based on country context
Validates that US ZIP codes are 5 digits (optionally ZIP+4) and that Mexico postal codes are 5 digits when a Mexico address is used. Correct postal formatting supports accurate identification and reduces downstream processing errors. If the postal code does not match the expected format, the submission should fail validation and request a corrected code.
7
Validates Texas Sales and Use Tax Permit Number is exactly 11 digits (Resale Certificate)
For the Resale Certificate section, checks that the Texas permit number is present and contains exactly 11 numeric digits (no letters), as explicitly required by the form. This is essential because an incorrect permit number can invalidate the resale claim and expose the seller to tax liability. If the number is missing or not 11 digits, the system should block submission and prompt for a valid permit number or the appropriate alternative registration field.
8
Validates alternative registration identifier when Texas permit is not provided (Out-of-state or Mexico RFC)
If the buyer does not provide a Texas 11-digit permit number, validates that an out-of-state retailer registration number or Mexico RFC is provided instead, and that it meets basic format rules (non-empty, reasonable length, allowed characters). This matters because the form allows alternate identifiers for non-Texas retailers, and at least one valid identifier must support the tax-free claim. If neither Texas permit nor an acceptable alternative identifier is provided, the submission should be rejected as incomplete.
9
Requires Mexico-based retailers to provide Mexican registration application reference/attachment indicator
When the buyer indicates they are Mexico-based (by providing an RFC or Mexico address), checks that the submission includes an explicit confirmation that a Mexican registration application is provided to the seller (e.g., attachment flag or reference number). The form text states this is required for Mexico-based retailers, so omitting it can make the certificate noncompliant. If missing, the system should require the user to attach/confirm the registration application before accepting the form.
10
Ensures Seller Name and Seller Address are present
Validates that the seller (Vendedor) name and seller address fields are completed, including city/state/ZIP where applicable. This is important because the certificate is issued to a specific supplier and must be attributable to a particular transaction relationship. If seller identification is missing, the system should fail validation and require completion.
11
Validates that a business activity description is provided (Resale Certificate)
Checks that the buyer provides a description of their general business activity or the type of items normally sold, as requested in the Resale Certificate section. This supports reasonableness checks (i.e., whether the purchased items align with the buyer’s business) and helps with audit defensibility. If blank or clearly non-descriptive (e.g., 'stuff'), the system should require a meaningful description.
12
Requires item description or attached order/invoice reference
Validates that the submission includes either (a) a description of the taxable items being purchased or (b) a clear reference/attachment indicator for an attached order or invoice. This is necessary because the certificate must relate to specific items or a documented purchase. If neither an item description nor an attachment reference is provided, the system should reject the submission as insufficiently specific.
13
Validates signature/attestation is present for the buyer
Checks that the buyer signature field is completed (wet signature capture, e-signature, or typed name with an e-sign consent indicator, depending on system rules). The certificate includes legal statements and requires buyer attestation to be valid. If the signature/attestation is missing, the system should not accept the certificate and should prompt for completion.
14
Validates Buyer Title is present and plausible
Ensures the buyer’s title (Titulo) is provided and is not a placeholder, indicating the signer has authority (e.g., Owner, Manager, Authorized Agent). This matters because an unauthorized signer can undermine enforceability and audit acceptance. If missing or invalid, the system should require a title or an authorization indicator.
15
Validates Date field format and logical validity
Checks that the date is present and in an accepted format (e.g., MM/DD/YYYY or YYYY-MM-DD), represents a real calendar date, and is not unreasonably far in the future. A valid date is important for determining when the certificate was executed and for retention/audit timelines. If the date is missing or invalid, the system should block submission and request correction.
16
Blocks Exemption Certificate use for motor vehicle purchases/rentals
If the Exemption Certificate section is used, validates that the item description does not indicate a motor vehicle purchase or rental (e.g., 'vehicle', 'car', 'truck', VIN present) and/or requires an explicit checkbox confirming it is not for a motor vehicle. The form explicitly states the exemption certificate cannot be issued for motor vehicles, so allowing it creates compliance risk. If a motor vehicle is detected or the confirmation is not provided, the system should reject the submission and instruct the user to use the correct process.
17
Requires an exemption reason to be selected or entered (Back page)
Validates that the field 'El comprador reclama esta exención por la siguiente razón' is completed when the Exemption Certificate is submitted, using either a predefined reason list or a non-empty free-text reason. The exemption reason is essential to justify the tax-free treatment and to support audit review. If the reason is missing or too vague, the system should fail validation and require a specific exemption basis.
Common Mistakes in Completing 01-339-S
Muchas personas confunden el Certificado de Reventa con el Certificado de Exención y marcan/llenan el que no corresponde a la transacción. Esto puede causar que el vendedor cobre impuesto cuando no debe, o peor, que se otorgue una exención indebida que luego genere impuestos, multas y auditorías. Antes de completar el formulario, confirme si la compra es para reventa/renta/arrendamiento (reventa) o para una exención específica (exención) y complete solo el certificado aplicable.
En el certificado de reventa, el “Número de permiso para el impuesto sobre ventas y uso de Texas” debe contener 11 dígitos, pero es común que se omitan dígitos, se agreguen ceros de más o se confunda con otro identificador. Un número inválido puede hacer que el vendedor rechace el certificado o que la exención sea cuestionada en una auditoría. Verifique el permiso oficial y copie exactamente los 11 dígitos, sin recortes ni sustituciones.
Quienes no tienen permiso de Texas a veces colocan un número que no corresponde (por ejemplo, un EIN, un número interno o un “tax ID” genérico) en el campo de registro de otro estado o RFC. Esto puede invalidar el soporte de la compra no imponible y provocar que el vendedor cobre impuesto o solicite documentación adicional. Use únicamente el número de registro de minorista del otro estado o el RFC correcto (para minoristas basados en México) y asegúrese de que esté completo y legible.
El formulario indica que los minoristas basados en México también deben proporcionar una solicitud de registro mexicano al vendedor, pero con frecuencia se omite por desconocimiento. La falta de este documento puede llevar a que el vendedor no acepte el certificado y cobre el impuesto. Para evitarlo, prepare y entregue junto con el certificado la solicitud de registro mexicano indicada, y confirme con el vendedor qué formato acepta.
Es común escribir un nombre comercial abreviado, un “DBA” distinto o el nombre de una persona cuando el permiso está a nombre de otra entidad, o bien olvidar la firma. Si el nombre no coincide o no hay firma, el certificado puede considerarse incompleto y el vendedor puede rechazarlo o quedar expuesto a riesgo fiscal. Copie el nombre exactamente como aparece en el permiso y asegúrese de firmar donde corresponde.
Los campos de domicilio (calle y número, apartado postal o ruta) y teléfono con código de área suelen llenarse parcialmente, mezclando datos o dejando el código postal incompleto. Esto dificulta la validación del comprador y puede retrasar la aceptación del certificado o generar solicitudes de corrección. Complete todos los componentes: calle y número (o PO Box/ruta), ciudad, estado, código postal completo y teléfono con código de área.
En el certificado de reventa se pide describir el tipo de actividad comercial o los artículos normalmente vendidos, pero muchas personas ponen descripciones vagas como “ventas” o “comercio”. Una descripción insuficiente puede levantar dudas sobre si los artículos comprados realmente son para reventa y aumentar el riesgo de rechazo o revisión. Use una descripción específica (p. ej., “venta minorista de refacciones automotrices” o “distribución de ropa”) alineada con lo que compra para revender.
El formulario permite describir los artículos en el certificado o en una orden/factura adjunta, pero a menudo se deja en blanco o se escribe “varios” sin adjuntar documentación. Esto puede hacer que el certificado no respalde adecuadamente la compra no imponible y el vendedor decida cobrar impuesto. Describa los artículos con suficiente detalle (tipo/categoría) o adjunte la orden/factura y asegúrese de que el vendedor la reciba junto con el certificado.
Los campos de “Vendedor” y “Domicilio” se omiten con frecuencia o se llenan con la información del comprador por error, especialmente cuando se reutiliza un formato anterior. Esto puede crear inconsistencias en los registros del vendedor y debilitar el soporte documental de la exención. Verifique que el nombre y domicilio correspondan al vendedor/suministrador específico al que se entrega el certificado.
Los campos “Comprador / Título / Fecha” suelen quedar incompletos, o se coloca una fecha antigua que no corresponde a la compra. Un certificado sin fecha o sin la identificación del firmante puede ser considerado inválido o insuficiente en una auditoría. Indique el título/cargo del firmante (p. ej., propietario, gerente, contador autorizado) y use la fecha real de emisión/entrega del certificado al vendedor.
El formulario advierte explícitamente que el certificado de exención no puede emitirse para la compra o renta de un vehículo de motor, pero algunas personas lo intentan para evitar el impuesto. Esto puede resultar en rechazo inmediato por el vendedor y posibles consecuencias fiscales si se usa indebidamente. Para vehículos de motor, utilice los formularios y procesos específicos aplicables en Texas en lugar de este certificado.
El documento indica “No envíe el certificado llenado a la Contraloría de Cuentas Públicas”, pero es común que se envíe por error pensando que es un trámite de registro. Esto no cumple el propósito del certificado y puede retrasar la compra o dejar al vendedor sin respaldo para no cobrar impuesto. Entregue el certificado directamente al vendedor/suministrador y conserve una copia para sus registros.
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